Должностная инструкция отдела закупок: особенности документа

Понятие

Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.

Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.

Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.

Если данная сумма менее 100 млн руб., то при отсутствии контрактной службы заказчик должен назначить должностное лицо, в обязанности которому вменяются все действия, связанные с закупочной деятельностью. Такой тендерный специалист по размещению госзаказа берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и поведению закупочных процедур любого вида.

Общее описание профессии

Снабженец — профессия, известная с давних времен. Это должностное лицо, которое отвечает за снабжение компании необходимыми материальными ценностями. Менеджер по закупкам выполняет практически то же самое. Однако к этой профессии предъявляются более широкие требования, среди которых — умение мыслить аналитически и быстро принимать решения.

Важность данного специалиста сложно переоценить, ведь место компании на рынке, ее рентабельность и успешность определяется оборотом материальных ценностей, во многом зависящем от слаженности работы отдела закупок. Причем найти нужные товары на рынке — это полдела

Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту

Причем найти нужные товары на рынке — это полдела. Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту.

Итак, в круг обязанностей менеджера по снабжению входит:

• поиск готового идти на компромисс поставщика;
• поиск требуемого объема товаров;
• оптимизация процесса закупок;
• быстрое и максимально точное определение качества предлагаемого товара;
• отстаивание цены, выгодной предприятию.

От специалиста по госзакупкам требуется умение выгодно взаимодействовать с государством.

Менеджер-снабженец может существенно упростить ситуацию с закупками. Для этого ему следует найти хорошего поставщика, готового поставлять качественные товары по самым низким ценам. Высшим профессиональным пилотажем считается умение добиться возврата нереализованной партии товаров. Ценится также способность заключать сделки с правом отсроченного платежа.

Требования к менеджеру по закупкам

К сотруднику выдвигаются такие основные требования:

• аналитический склад ума;

• навыки работы с компьютером;
• знание требований к поставкам товара по договорам;
• знание сроков осуществления поставок;
• осведомленность в работе транспортировки и таможни;
• умение вести переговоры;
• способность работать с большим количеством материала;
• готовность к разрешению различных проблем и принятию ответственности;
• навыки правильного распределения исполнения задач;
• компетентность в экономической теории.

В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).

Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров

Важный факт

Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.

Ответственность

Начальник отдела снабжения несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. Ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара — в пределах переменной части заработной платы. 5.4. Разглашение коммерческой информации.

5.5. Проведение без разрешения руководства интервью, встреч, переговоров, касающихся деятельности фирмы.

5.6. Нарушение требований дисциплины в соответствии с нормами действующего трудового законодательства (ст. ст. 192, 193 ТК РФ) за нарушение внутреннего трудового распорядка в фирме.

Каждое предприятие, работающее с какими-либо товарами, материалами или продукцией, функционирующие в любой промышленной сфере, не важно в какой именно (пищевой, строительной, химической и пр.), нуждаются в человеке, который будет оснащать предприятие всем необходимым

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

• очная;
• заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

• очная форма;
• заочная форма;
• дистанционная форма;
• семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

• Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
• Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Структура резюме специалиста по закупкам

Традиционная анкета соискателей – это шаблон, который состоит из обязательных разделов, следующих в определенной последовательности:

1. Личные сведения – ФИО, информация о дате рождения, месте проживания, контактные данные.
2. Образование – презентация всех оконченных учебных учреждений. Раздел можно дополнить сведениями о семинарах, тренингах, курсах повышения квалификации. Вся информация должна быть подтверждена дипломами и сертификатами.
3. Опыт работы – перечень мест работы, который целесообразно составить из двух-трех пунктов, разместив в обратном хронологическом порядке. Здесь же можно указать ваши должностные обязанности и достижения на занимаемой должности.
4. Профессиональные навыки и умения – краткий перечень знаний, которые актуальны для инженера по снабжению.
5. Рекомендации с предыдущего места работы – наличие сопроводительного письма или контакты предыдущего начальства будут весомым плюсом для соискателя.

Резюме закупщика образец которого можно найти на нашем сайте, можно дополнить фото в деловом стиле.

Образование в резюме тестировщика

Занять должность снабженца сможет человек, имеющий специальное техническое образование по профилю деятельности предприятия, высшее юридическое либо экономическое. Руководители крупных компаний хотят получить специалиста, который имеет представление о нуждах производства, знает, как правильно проводить тендеры, оформлять договора.

Профессия менеджера по закупкам относится к наиболее востребованным. Специалистов, имеющих диплом об окончании профильного ВУЗа и с большим опытом работы, не хватает.

У выпускников экономических факультетов есть шанс сделать карьеру. Соискатель, имеющий диплом профильного ВУЗа, должен указывать этот факт в своей анкете. Правильно заполненный образец блока «образование» в резюме менеджера по снабжению может иметь следующий вид:

ОБРАЗОВАНИЕ:

• Высшее: РИНХ г. Ростов-на-Дону
• Факультет:

  Экономика и управление на предприятии

• Специальность:

  Менеджер-экономист

• Год окончания:

  2011

Чтобы работать на крупном предприятии, где постоянно внедряются новые технологии производства и учета, специалисту необходимо постоянно заниматься самообразованием. Сертификаты

, полученные на курсах повышения квалификации,повысят ценность работника в глазах руководителя компании.

КУРСЫ:

• Год окончания: 2020
• Название:

  Правила эффективной подготовки документации заказчика и поставщика

• Проводившая организация:

  Учебный

Трудности или особенности

Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.

Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.

Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.

Тара давалась поставщиком в аренду, учитывали, что она у нас. Для исправления ситуации я начала отправлять претензии по бою при доставке и одновременно закупать тару. Пришлось распределять эту нагрузку на долгий срок. Управляющему обосновала ситуацию и обещала, что за счет того, что теперь мы не будем бой списывать, на эти средства постепенно докупим необходимое.

Вопрос, который мне задают постоянно: про откаты. Не знаю, мне ни разу не предложили, может потому, что я и так слишком много хотела и никогда не предлагала их сама.

Как добиться эффективности деятельности отдела по работе с производителями. Принцип восьми побед

Рекомендую руководителям рассмотреть внедрение принципа восьми побед. Менеджер отдела поставок каждый месяц должен отчитаться о восьми победах — восьми существенных изменениях в работе с поставщиками или производителями.

О качественных изменениях, ведь цифры оборота по производителю сегодня — это результат работы вчера. Что такое «существенное изменение»?

Но работать приходится напряженно. Ведь в день в среднем двое переговоров, в неделю — десять, в месяц — сорок, и восемь из них точно должны дать результат, поскольку это только 20 % проделанной работы.

Конечно, если менеджер отдела поставок пассивно сидит в офисе или искренне считает, что производитель предоставил условия на год и «больше не может ничего дать», то ничего и не получится.

Зачем это надо? После шести-восьми месяцев работы в компании жизнь менеджера отдела поставок входит в колею.

Кроме того, он начинает верить производителям, которые говорят, что «условия фиксированы на год» или «у нас для всех одинаковые условия» и т. д.

Нужно разделить встречи и переговоры на текущие (тоже необходимые) и на те, что должны двигать нас вперед. И каждый день задавать себе вопрос: «А что я сделал для развития?»

Естественно, вначале в результат внедрения принципа восьми побед никто не поверит. И отчет о восьми победах будет рассматриваться как придурь начальства.

На отчете о восьми победах должны присутствовать все менеджеры отдела поставок. Если ты достиг семи результатов, то все обсуждают то, что ты должен еще сделать, если пяти — ты неудачник по сравнению с остальными. Эта мера воздействия во многом моральная, но эффективная.

Чтобы «самых сложных» производителей не бросали, раз в месяц подробно разбираются ситуации по первым 80 компаниям с определением того, что сделано, что планировалось, в чем проблемы, что собираемся делать.

А в случае, если менеджеру надо помочь, коммерческий директор должен проводить переговоры или презентации вместе с ним. При этом коммерческий директор должен сам для себя вести карточку поставщика/производителя по первым 80 поставщикам/производителям, имеющим 70 % доли на рынке.

В карточке фиксируются и результаты, и обещания менеджера отдела поставок, и проблемы. В общем, вся информация, необходимая для работы.

Конечно, бывают компании, которые данный менеджер не может проработать. Тогда на общем собрании менеджеров раз в полгода решается вопрос о перераспределении компаний между ними.

Как мы уже говорили, такую же карточку надо вести по всем производителям, с которыми у вас есть или могли бы быть маркетинговые договоры.

Обязанности

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Обязанности менеджера по закупкам

Функции менеджера по закупкам в разных организациях могут существенно отличаться. Многое зависит от того, какими товарами торгует компания, можно ли спрогнозировать заранее их расход, а также от того, насколько легко найти подходящих поставщиков.

И все же, составить представление о том, чем занимается менеджер по закупкам, можно, изучив его главные должностные обязанности:

• Контроль наличия товара на складе и своевременное пополнение запасов.
• Выбор лучших поставщиков и ценовых предложений.
• Ведение переговоров с поставщиками.
• Контроль движения грузов и сроков отгрузки товара.
• Контроль качества продукции.

Иногда в обязанности менеджера по снабжению входит ведение сопроводительной документации, а также работа с таможней и зарубежными поставщиками.

Требования

Соискатели работы, желающие связать свою деятельность с данной профессией, должны знать, что существуют определенные требования, которые касаются не только профстандарта, но и личных качеств. Без совокупности всех требований и определенного уровня компетенции невозможно стать настоящим профессионалом своего дела.

Качества

Конечно, человек, занимающий такую должность, должен быть весьма незаурядный и иметь активную, уверенную жизненную позицию. Это необходимо для поисков выгодных коммерческих предложений, соответствующих запросам компании. Кроме того, твердый внутренний «стержень» поможет грамотно взаимодействовать с конкурентами и вести здоровое соперничество. Уверенным в себе людям, обладающим также такими качествами, как коммуникабельность, позитивность и общительность, будет гораздо проще вести переговоры и найти общий язык с непосредственными партнерами. Менеджер по закупкам, обладающий аналитическим складом ума, сможет с легкостью разрешать даже самые сложные задачи, если и не в пользу своей компании, то хотя бы не во вред ей.

Ответственность и пунктуальность поможет во взаимодействии с начальством и партнерами, поскольку именно эти качества помогут вам выглядеть профессиональнее в глазах окружающих. Быстрая обучаемость, целеустремленность, а также высокий уровень работоспособности – те качества, которые помогут вам развиваться в профессиональной сфере и добиться более быстрого карьерного роста.

Существует также множество других личностных характеристик, которыми должен обладать профессиональный агент по закупкам. Но в данном случае представлены основные качества, без которых невозможно стать надежным специалистом в своем деле.

Знания и навыки

Что касается знаний и профессиональных навыков, то здесь все немного сложнее. Дело в том, что без некоторых личных качеств можно обойтись, если специалист в совершенстве владеет профессиональными навыками, но закрыть глаза на отсутствие даже некоторых из них работодатель просто не может, даже если вы являетесь обладателем весьма привлекательных личностных характеристик.

Специалист должен иметь следующие знания и навыки:

прежде всего, профстандарт определяет необходимость наличия высшего образования в области менеджмента, благодаря которому вы будете знать все тонкости работы хотя бы в теории, если отсутствует практический опыт;

невозможно обойтись и без определенного уровня подготовки в вопросах проведения деловых переговоров; особенно ценятся сотрудники, прошедшие курсы подготовки по данному направлению, где подробно изучаются все тонкости и важные нюансы процесса;
в некоторых случаях может возникнуть необходимость работы с очень большими объемами разной информации, поэтому настоящий профессионал должен хорошо ориентироваться в материале и уметь быстро переключать внимание с одной задачи на другую;
помимо этого, необходимо обладать знаниями в области логистики, а также иметь определенный уровень познаний в области гражданской и коммерческой правовой системы;
приветствуются знания в области ценообразования, уверенное пользование персональным компьютером и опыт работы в сфере продаж.

Общие сведения

В данной инструкции установлены права, меры ответственности и должностные обязательства снабженца. Это рабочее место может занять лицо, обладающее высшим образованием по экономике, обязательно наличие соответствующей подготовки и соблюдение требований к общему стажу – 5 лет. Это не критично, но на крупных развитых предприятиях предпочтение отдается лицам с опытом. Снабженец может приниматься на должностной пост или освобождаться от него по приказу директора, а также по управлению начальника отдела по снабжению или другого должностного лица. Если снабженец отсутствует по причине отпуска или больничного, его обязательства переходят на лицо, которое устанавливается в определенном порядке и обзаводится новыми правами.

Снабженец – это человек, который обеспечивает наличие материалов и сырья на предприятии

Что входит в компетенцию сотрудника

1. Владение информации о номенклатуре, по которой расходуется сырье, уходят со склада и территории предприятия материальные ценности, а также он обязуется знать основы и базовые тонкости хранения материальной базы.
2. Знание особенностей организации труда в рамках предприятия, государственной трудовое законодательство, нормы и акты, инструктажи и прочие документы, которые касаются присутствия прав на использование сырья, ресурсов.
3. Владение данными о правилах организации материально-технического обеспечения компании, а также о погрузочно-разгрузочных работах.
4. Владение сведениями о том, последовательность приемки и отправки грузов, транспорта, а также составление соответствующей документации на грузоперевозки материалов, выступающих в качестве получаемых и отправляемых.
5. Следование основным нормативным данным и методичкам по совершенствованию и планированию дальнейшей деятельности.
6. Соблюдение правил документооборота, порядок и сроки, в которых составляются отчетности и важные виды документации, особенности функционирования денежных средств в рамках фирмы.
7. Знание общих положений касательно экономики страны, предприятия, анализ хозяйственной деятельности, проведение исследований, мониторинга рынка и конкурентов по определенным позициям.

Снабженец должен знать особенности хранения тех или иных материалов

Заключение

Тендер-менеджер должен быть конкурентоспособным на рынке труда. Что это значит?

— иметь за своими плечами соответствующее образование (курсы, семинары, онлайн школы и т.п.) с подтверждением в виде сертификатов, дипломов, корочек;

— работа в сфере закупок должна вызывать у него интерес, и сам он должен уметь заинтересовать собеседника, пользуясь собственными личностными качествами;

— разбираться в законах и иных актах, все время быть в курсе изменений, держать руку на пульсе;

— обладать харизмой и располагать к себе, быть энергичным, активным, уметь зажечь собеседника на долгосрочные партнерские взаимоотношения;

-ставить глобальную цель и следовать ей, повышать профессиональный уровень.

Профессия, которую мы разобрали, очень востребована. Государственные закупки постоянно развиваются и им нужны грамотные и подкованные в этой теме кадры.