Кто такой архивариус и чем он занимается? должностная инструкция архивариуса
Содержание:
- Описание обязанностей сотрудников
- Историк архивист
- Должностные обязанности работника архива
- Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса
- Требования и качества
- Образец должностной инструкции архивариуса
- Типы документов
- IV. Ответственность
- Должностные обязанности архивариуса
- Должностные обязанности работника архива
- Должностная инструкция
- Зарплата архивариуса
- Где получить профессию
- Где востребованы архивариусы
- Заключение
- Обучение на Архивиста (Архивариуса)
- III. Права
- История профессии
- Список обязанностей
- Что вы в теории будете знать
Описание обязанностей сотрудников
Содержание архивных материалов зависит от того, чем занимается предприятие. К примеру, в государственных хранилищах регионального уровня находятся материалы о жизни и деятельности наших предков. Обращаясь в такие структуры, люди получают ценные сведения для составления родословной. Архивист, получая соответствующий запрос, находит и выдает документы, подготавливает копии и выписки.
Основные задачи, которые выполняет специалист:
- контролирование документооборота и процесса делопроизводства;
- обработка и опись документов перед отправкой в архив;
- систематизация и опечатывание бумаг;
- передача материалов в государственный архив;
- составление справочников по тем документам, которые переданы на хранение;
- прием документов от сторонних организаций для учета и хранения.
Постепенно традиционные способы работы с документами в виде ручной описи утрачивают свою актуальность. Появились электронные носители, поэтому при приеме на работу архивариус должен продемонстрировать навыки работы с программами для компьютерного документооборота.
Работа архивистов только на первый взгляд кажется простой. На самом деле это кропотливый труд, который требует усидчивости, внимательности к мелочам, склонности к порядку и умения структурировать огромные массивы информации. Специалистов на данную должность учат в колледжах и вузах, а высшее образование — обязательное требование к кандидату. Специальность называется «Документоведение». В ходе обучения студенты осваивают принципы составления отчетов и основы систематизации документов, правила эксплуатации технических средств и проведения экспертиз.
Историк архивист
Архивист это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.
Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории — Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.
Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны.
Должностные обязанности работника архива
К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:
- организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
- прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
- принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
- на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
- формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
- формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
- принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
- осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
- контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
- выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
- принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.
В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.
Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса
Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:
- Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
- Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
- структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
- юридическое подразделение;
- кадровая служба.
Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.
Требования и качества
Взять на эту должность могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой. Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим складом ума и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Типы документов
Архивное дело и делопроизводство включает в себя множество терминов для обозначения бумаг различного вида. Документы бывают:
- Изобразительные (содержат данные в виде рисунка любого вида).
- Фотодокумент (создается при помощи фотографии или же иконографии. Такой документ обычно содержит картинки различных предметов искусства).
- Графические (в них используются линии, светотени и штрихи).
- Фонодокумент (носитель со звуковыми данными, которые установлены любой звукозаписывающей системой).
- Аудиовизуальные (содержат изображения и звуки).
- Кинодокумент (чаще это аудиовизуальный или изобразительный документ; для его составления применяется метод кинематографии).
- Документ в письменном виде (это данные, которые можно идентифицировать с помощью любого типа письма).
- Текстовый (в нем с помощью звукозаписи отображены какие-либо речевые данные).
- Машинный текст (в разработке участвует запись в одном из возможных способов, благодаря чему происходит обработка информации с помощью электронно-вычислительной машины ЭВМ).
- Беловой (итоговый вид документа, переписанный набело от руки или с помощью технический средств без исправлений и ошибок).
- Рукописный (знаки в таком документе наносятся только от руки).
- Видеограмма (картинка, отображающая информацию на экране).
- Машинописный документ: подразумевает знаки письма, нанесенные с помощью каких-либо технических средств.
- Черновой документ — отражает деятельность автора со всеми помарками и исправлениями.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностные обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.
Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.
Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.
Основные функции архивариуса
Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:
- пожар;
- землетрясение;
- химические повреждения.
В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.
Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.
Как происходит назначение архивариуса на должность
В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.
В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.
Должностные обязанности работника архива
К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:
- организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
- прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
- принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
- на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
- формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
- формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
- принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
- осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
- контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
- выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
- принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.
В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.
Должностная инструкция
Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:
- по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
- специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).
Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.
ВАЖНО!
Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.
Типовая структура должностной инструкции выглядит так:
- общие положения;
- обязанности работника;
- его права;
- ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.
Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:
- проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
- отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
- топографирование;
- подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
- прием документации на постоянное или временное хранение;
- выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
- контроль за соблюдением нормативов по хранению;
- оформительные работы;
- обеспыливание и прошивка;
- оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
- работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
- подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
- исполнение поступающих запросов;
- обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
- сверка текстов с оригиналами;
- описание печатей, подписей и других особенностей документов;
- участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.
На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.
Права
Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:
- правом подписи в рамках должностных обязанностей;
- может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
- получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
- информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
- право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.
Ответственность
Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:
- При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
- За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
- При нарушении действующего законодательства РФ.
- За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).
Зарплата архивариуса
На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.
Россия
16000—40000 ₽
Москва
30000—130000 ₽
Где получить профессию
Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.
Где востребованы архивариусы
Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:
- государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
- музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
- учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
- медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
- частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.
Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.
Заключение
Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.
Обучение на Архивиста (Архивариуса)
Курсы
МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)
На этом курсе вы можете получить профессию архивиста дистанционно за 1-3 месяца. Диплом о профессиональной переподготовке установленного государством образца. Обучение в полностью дистанционном формате. Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.
Российский институт профессионального образования «ИПО»
Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности «Архивист (он же Архивариус)» по дистанционной программе профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!
III. Права
Архивариус имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
История профессии
Первыми предшественниками архивоведения на Западе являются руководства Якоба фон Раммингена 1571 года и De Archivis libris singularis Бальдассаре Бонифачо 1632 года.
В 1883 году французский архивист Габриэль Ричу опубликовал первый западный текст по теории архивов под названием Traité théorique et pratique des archives publiques ( Договор о теории и практике публичных архивов ), в котором он систематизировал архивную теорию уважения к фондам , впервые опубликованную по Natalis де Вайи в 1841 году.
В 1898 году три голландских архивариуса, Самуэль Мюллер, Йохан Фейт и Роберт Фруин , опубликовали Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven ( Руководство по организации и описанию архивов ). Созданный для Голландской ассоциации архивистов, он устанавливает сто правил, на которых архивисты должны строить свою работу. Примечательно, что в рамках этих правил принцип сохранения происхождения и первоначального порядка сначала рассматривался как важная черта архивного устройства и описания.
В 1956 году Т. Р. Шелленберг , известный как «отец американской архивной экспертизы», опубликовал « Современные архивы» . Работа Шелленберга была задумана как академический учебник, определяющий архивную методологию и дающий архивистам специальные технические инструкции по рабочему процессу и организации. Отойдя от органического и пассивного подхода Дженкинсона к получению архивов, когда администратор решал, что хранить, а что уничтожать, Шелленберг выступал за более активный подход архивистов к оценке. Его первичная (административная) и вторичная (исследовательская) ценностная модель для управления и оценки записей и архивов позволила правительственным архивистам лучше контролировать приток материалов, с которыми они столкнулись после Второй мировой войны. В результате широкого распространения методов Шелленберга, особенно в Соединенных Штатах Америки, возникло современное управление записями как отдельная, но взаимосвязанная дисциплина.
В 1972 году Эрнст Познер опубликовал « Архивы древнего мира» . Работа Познера подчеркивала, что архивы не были новыми изобретениями, но существовали во многих различных обществах на протяжении всей зарегистрированной истории. Из-за его роли в развитии американской архивной теории и практики его иногда называли «деканом американских архивистов». Нортон продвигал создание архивов как профессию, отдельную от истории или библиотечного дела, и развил американскую архивную традицию, делающую упор на администратора / архивиста, а не на историка / архивиста. Она поощряла обучение посредством экспериментов, практического использования и обсуждения в сообществе. Будучи редактором журнала The American Archivist, она уделяла больше внимания техническим, а не научным вопросам, полагая, что архивные записи были полезны не только для научных исследований, но и для других целей.
Список обязанностей
В крупных компаниях сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, все-таки распечатывают и отдают на сохранение в архив.
Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.
Кроме того, архивариус обязан:
- правильно и грамотно оформлять исходящую и поступающую в заведение документацию;
- составлять описания документов;
- вести специальные учетные базы;
- знать шифры и уметь маркировать списки;
- выдавать справки;
- систематизировать имеющиеся материалы и размещать их на предназначенных для этого стеллажах;
- участвовать в комиссиях, по решению которых списывается или уничтожается устаревшая документация;
- соблюдать правила противопожарной безопасности в помещении, не допускать их нарушения.
Требования работодателя
Работа архивариуса достаточно сложная. Человек, занимающий эту должность, несет высокую ответственность. Соответственно, и требований к соискателю довольно много. Кто-то, возможно, сочтет их чересчур строгими. Однако все они призваны минимизировать количество ошибок, причиной которых обычно становится человеческий фактор.
Чтобы быстро трудоустроиться и успешно работать с перспективой дальнейшего карьерного роста, архивариус должен:
- Знать нормативные акты, положения и инструкции по работе с архивом.
- Знать ПК на уровне уверенного пользователя (уметь свободно работать в Word, Excel и пользоваться специальными программами электронного документооборота).
- Уметь обращаться с различной офисной техникой (факс, принтер, сканер, копировальный аппарат и так далее).
- Обрабатывать большие объемы информации.
- Иметь среднее специальное либо высшее образование (последнее – предпочтительно).
- Обладать чистой, грамотной речью – не только устной, но и письменной.
- Уметь правильно составлять разные документы и отчеты.
Личные качества
Основная деятельность архивариуса – работа с очень большими объемами информации. Ведь каждую бумажку надо внимательно прочитать, затем зарегистрировать и назначить ей срок хранения.
Заниматься столь кропотливым и однообразным делом способен далеко не каждый. Поэтому работодатель не только предъявляет к соискателю этой должности квалификационные требования, но и оценивает его личностные качества.
Хороший архивариус обладает:
- аналитическими способностями;
- скрупулезностью;
- склонностью к самоконтролю;
- внимательностью;
- любовью к порядку и систематизации;
- дисциплинированностью и организованностью;
- пунктуальностью;
- усидчивостью и терпеливостью;
- сосредоточенностью.
Что вы в теории будете знать
Перечень сведений, которыми «нагружают» студентов, существенен. Вы узнаете:
- Как организовать архивные дела и вести архив в учреждении (принимать, регистрировать, вести учет и систематизировать).
- Как составлять справочно-поисковые системы для документации.
- Как создавать новые документы, их образцы, обрабатывать уже имеющиеся.
- Как готовить документацию, предназначенную для архивного хранения.
- Как обеспечить сохранность документов с учетом того, что они хранятся на самых разных носителях — от бумажных до современных.
- Как выполнять экспертизу документации (ее научной либо практической ценности).
- Как распознавать информацию, защищать от подделки либо искажения, выполнять консервацию и реставрацию документации.
В теории выпускники смогут даже руководить аутсорсинговыми компаниями, оказывающими услуги в сфере хранения архивных документов, их архивной обработки, разберутся в существующей нормативной базе (акты, правила документирования).
Где придется обучаться архивному делу на практике?
Обычно при обучении на такой специальности предусмотренные учебным планом виды практики (производственная, учебная) проводятся на госпредприятиях, в ведомственных архивах. Также практические навыки отрабатываются в учреждениях культуры, искусства, образования и здравоохранения. У них — наиболее обширные службы архивного хранения, солидный документооборот, как и в НИИ, библиотеках, самых крупных СМИ.
Куда подавать документы?
Всего обучение проводится в более чем 90 вузах по всей России. Почти десяток из них расположены в Москве. Среди них — Государственный университет управления, Московский финансово-юридический, РГГУ (гуманитарный), МГЛУ (лингвистический), МТУ (технологический), и даже Московский государственный университет путей сообщения. Есть вузы, ведущие обучение архивному делу, в Краснодаре, Уфе, Казани, Сургуте, Барнауле, Самаре и Саратове, Нижнем Новгороде, Мурманске, Екатеринбурге и Иркутске.
В среднем обучение длится 4 года (очно) либо от 5 лет (заочно).